Informacja o przetwarzaniu danych osobowych – Projekt Erasmus+ „Europa Twoją szansą – praktyki i nowe możliwości zawodowe 2.0”
Niniejsza informacja określa zasady przetwarzania danych osobowych w związku z zawarciem i realizacją Umowy partnerskiej na rzecz projektu „Europa Twoją szansą – praktyki i nowe możliwości zawodowe 2.0” (nr projektu: 2026-1-PL01-KA121-VET-000436919) w ramach programu Unii Europejskiej Erasmus+, Akcja 1: Mobilność edukacyjna osób uczących się i kadry w sektorze Kształcenie i Szkolenia Zawodowe.
Klauzula skierowana jest do:
• reprezentantów, dyrektorów oraz osób upoważnionych do podpisania umów partnerskich ze strony Partnerów Konsorcjum,
• koordynatorów szkolnych, nauczycieli, opiekunów grup, członków Rady Projektu oraz personelu szkół zaangażowanego w realizację zadań projektowych,
• osób wskazanych do bieżącego kontaktu roboczego i operacyjnego.
1. Kto jest administratorem Państwa danych osobowych (Współadministrowanie)?
Współadministratorami Państwa danych osobowych są członkowie Konsorcjum Projektowego:
1) Lider Konsorcjum: Centrum Wsparcia Rzemiosła, Kształcenia Dualnego i Zawodowego w Pile, ul. Bydgoska 21, 64-920 Piła, tel.: 67 307 00 05, e-mail: sekretariat@cwrkdiz.pila.pl.
2) Partnerzy Konsorcjum (właściwa szkoła macierzysta / podmiot partnerski):
• Zespół Szkół im. Hipolita Cegielskiego w Chodzieży,
• Zespół Szkół im. Józefa Wybickiego w Ratajach,
• EDUKACJA Lubasz Sp. z o.o. w Lubaszu,
• Zespół Szkół nr 1 w Wągrowcu,
• Zespół Szkół Ekonomicznych w Pile,
• Centrum Kształcenia Zawodowego i Ustawicznego w Wyrzysku.
2. Z kim można kontaktować się w sprawach ochrony danych (Punkt kontaktowy i IOD)?
Lider Konsorcjum wyznaczył Inspektora Ochrony Danych (IOD), z którym można kontaktować się pod adresem e-mail: iod@cwrkdiz.pila.pl lub korespondencyjnie na adres siedziby CWRKDiZ w Pile z dopiskiem „IOD”.
W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych przez poszczególne szkoły partnerskie można również kontaktować się bezpośrednio z Inspektorami Ochrony Danych wyznaczonymi w tych placówkach.
3. Jaka jest zasadnicza treść uzgodnień między Współadministratorami? (art. 26 ust. 2 RODO)
Na mocy zawartej Umowy o współadministrowaniu:
1) Lider Konsorcjum (CWRKDiZ w Pile) odpowiada za ogólną koordynację formalną i finansową projektu, kontakt z Narodową Agencją (FRSE), organizację logistyki międzynarodowej (rezerwacja i zakup biletów, zakup polis ubezpieczeniowych, kontakty z partnerami zagranicznymi), sprawozdawczość, rozliczenia budżetowe oraz udostępnienie niniejszej klauzuli na stronie WWW.
2) Partnerzy Konsorcjum (Szkoły) odpowiadają za wyznaczenie personelu do realizacji projektu (szkolnych koordynatorów, opiekunów staży, komisji rekrutacyjnych), organizację naborów uczniów i kadry, bezpośredni kontakt z uczestnikami oraz przekazywanie dokumentacji projektowej Liderowi.
3) Niezależnie od powyższego podziału ról, każda osoba, której dane dotyczą, może wykonywać swoje prawa z RODO wobec każdego ze Współadministratorów.
4. W jakich celach i na jakiej podstawie prawnej przetwarzamy dane?
Państwa dane osobowe przetwarzane są w celach:
1) Zawarcie, wykonanie i koordynacja Umowy partnerskiej – w tym bieżący kontakt roboczy, organizacja prac Rady Projektu, nadzór nad harmonogramem i zadaniami powierzonymi szkołom partnerskim:
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (w odniesieniu do osób podpisujących umowę w imieniu własnym lub wykonujących zadania na podstawie umów) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Współadministratorów polegający na sprawnej współpracy i realizacji wspólnego projektu unijnego – w odniesieniu do wyznaczonych pracowników i reprezentantów instytucji).
2) Wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Współadministratorach – w tym rozliczenie dotacji unijnej, prowadzenie sprawozdawczości finansowo-księgowej, poddanie się audytom i kontrolom:
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z przepisami ustawy o finansach publicznych, ustawy o rachunkowości oraz zasadami programu Erasmus+.
3) Ustalenie, obrona lub dochodzenie ewentualnych roszczeń wynikających z realizacji umowy partnerskiej:
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).
4) Prowadzenie działań informacyjnych i upowszechniających rezultaty projektu (np. publikacja informacji o składzie Rady Projektu, prowadzonych szkoleniach czy warsztatach przygotowawczych):
• podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. e RODO (wykonywanie zadań w interesie publicznym / misji edukacyjnej jednostek) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
5. Źródło danych i kategorie danych (w przypadku pozyskania danych ze źródeł innych niż bezpośrednio od osoby – art. 14 RODO)
W przypadku osób wyznaczonych do koordynacji projektu, członków Rady Projektu czy opiekunów grup, dane (imię, nazwisko, stanowisko służbowe, adres e-mail, numer telefonu służbowego) zostały przekazane przez reprezentowaną przez Państwa szkołę / instytucję partnerską będącą stroną Umowy partnerskiej.
6. Komu udostępniane są dane osobowe (Odbiorcy danych)?
Państwa dane osobowe mogą być przekazywane:
1) Fundacji Rozwoju Systemu Edukacji (FRSE) – Narodowej Agencji Programu Erasmus+ w Polsce,
2) Komisji Europejskiej oraz organom kontrolnym i audytowym uprawnionym do weryfikacji wydatkowania środków unijnych (np. OLAF, Europejski Trybunał Obrachunkowy),
3) instytucjom i partnerom zagranicznym organizującym mobilności (w zakresie niezbędnym do kontaktu opiekuna ze stroną przyjmującą),
4) podmiotom świadczącym usługi IT, dostawcom hostingu, platformom wspierającym komunikację i zajęcia online (np. ClickMeeting) oraz podmiotom wspierającym rezerwację logistyki podróży,
5) organom władzy publicznej uprawnionym do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa.
7. Czy dane będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)?
Co do zasady dane osobowe przedstawicieli i personelu nie są przekazywane do państw trzecich (poza EOG). W sytuacji, gdy komunikacja prowadzona jest za pośrednictwem narzędzi chmurowych podmiotów międzynarodowych, transfer odbywa się na podstawie decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony (np. EU-US Data Privacy Framework) lub standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.
8. Jak długo dane będą przechowywane?
Dane będą przechowywane przez okres obowiązywania Umowy partnerskiej, a po jej zakończeniu przez okres niezbędny do końcowego rozliczenia projektu, zatwierdzenia raportu końcowego przez Narodową Agencję oraz przez wymagany przepisami unijnymi i krajowymi czas archiwizacji dokumentacji projektowej i księgowej (zazwyczaj 5 lat, licząc od 1 stycznia roku następującego po zatwierdzeniu rozliczenia finansowego projektu).
9. Jakie prawa przysługują osobom, których dane dotyczą?
Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługują następujące uprawnienia:
• prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii (art. 15 RODO),
• prawo do sprostowania (poprawiania) nieprawidłowych danych (art. 16 RODO),
• prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO – w granicach określonych prawem),
• prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO),
• prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (art. 21 RODO).
W celu realizacji swoich praw można zwrócić się bezpośrednio do Inspektora Ochrony Danych pod adresem: iod@cwrkdiz.pila.pl.
Przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeżeli uznają Państwo, że przetwarzanie danych narusza przepisy prawa.
10. Czy podanie danych jest obowiązkowe?
Podanie danych przez przedstawicieli i wyznaczonych pracowników Partnerów jest warunkiem zawarcia Umowy partnerskiej oraz prawidłowego udziału Szkoły w projekcie konsorcjum. Odmowa podania danych uniemożliwi reprezentowanie szkoły w projekcie lub wyznaczenie danej osoby do pełnienia funkcji w Radzie Projektu czy opieki nad grupą.
11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Państwa dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania, o którym mowa w art. 22 ust. 1 i 4 RODO.
